Optimera retursystem för kostnadseffektiv pallhantering
Medlemmar i Pallöverföringssystemet, PÖS, har flera konkreta sätt att minska sina kostnader relaterade till pallhantering. Genom att aktivt hantera saldo, sortera pallar noggrant och utnyttja möjligheten att omvandla såväl underskott som överskott till pengar i systemet kan onödiga kostnader undvikas. För att lyckas med detta är det också relevant att känna till vilka tidpunkter på året som belastningen är som högst, eftersom det kan påverka både saldon och fakturering i PÖS.
Så fungerar PÖS och pallsaldo i praktiken
Pallöverföringssystemet, PÖS, är ett bytessystem för godkända EUR-pallar som administreras av transportföretag som Schenker, DHL och Green Cargo och används främst av företag där godset hålls inomhus och i torra miljöer. Systemet bygger på att pallar som skickas mellan företag kan bokföras som tillgodohavanden eller skulder beroende på flödet, vilket framgår av det månatliga pallsaldobeskedet från transportörerna.
Ett positivt pallsaldo innebär att företaget har fler EUR-pallar tillgodo än man är skyldig, vilket ger möjlighet att beställa motsvarande antal pallar utan kostnad. Om saldot visar skuld ska motsvarande antal godkända pallar återlämnas till transportören, annars kan en pallfaktura skickas ut med en standardavgift per pall.
Att aktivt följa upp pallsaldot gör det möjligt att planera inköp och försäljning av pallar på ett sätt som minskar risken för fakturering från transportörerna. PÖS-systemets roll är alltså att ligga till grund för transparens och spårbarhet i hur pallar används mellan aktörer i logistikkedjan.
Återställ underskott genom kontrollerade inköp
Om ett underskott uppstår i PÖS, det vill säga om pallsaldot visar att företaget är skyldigt transportören ett antal EUR-pallar, riskerar företaget att få en pallfaktura från transportbolaget. En strategi för att undvika denna kostnad är att återställa underskottet genom att köpa motsvarande antal EUR-pallar från en aktör som köper och säljer begagnade lastpallar.
Genom att köpa pallar till ett pris som i normalfallet är lägre än transportörernas debiteringsavgifter regleras pallskulden i PÖS och därigenom minskar risken för att en pallfaktura hamnar på leverantörens bord. I detta sammanhang är det viktigt att pallar som köps är godkända EUR-pallar för att de ska kunna räknas in i PÖS som motvikt till skuld.
Noggrann planering av inköp inför perioder då pallflödet är högre kan vara fördelaktigt för företag som ofta hanterar stora volymer. Genom att se över lager och kommande leveranser i relation till pallsaldot kan underskott upptäckas i god tid och åtgärdas innan transportbolagens fakturering träder i kraft.
Utnyttja B-pallar och reparationspallar
Många företag som deltar i PÖS får in B-pallar, det vill säga lastpallar som inte är godkända EUR-pallar, eller reparationspallar i sin hantering. Dessa pallar går inte att använda i PÖS eftersom de inte uppfyller kraven för godkända EUR-pallar, men de har ändå ett värde.
Att systematiskt sortera pallar och sälja de ej godkända pallar som kommer in till en aktör som köper begagnade pallar möjliggör att även dessa pallar bidrar till företagets ekonomi istället för att bli en kostnad eller avfall. Noggrann sortering är avgörande eftersom pallar med allvarliga defekter inte accepteras i PÖS och därför bör hanteras separat från EUR-pallsflödet.
Det innebär att mottagare måste utbildas i att känna igen godkända EUR-pallar och därigenom undvika att icke godkända pallar bokförs som godkända i systemet. När sådana pallar säljs för återanvändning eller återbruk skapas en intäkt som annars hade gått förlorad.
Hantera pallöverskott aktivt
I vissa fall visar pallsaldot i PÖS att företaget har ett överskott av EUR-pallar, det vill säga att det finns fler pallar tillgodo än vad som hittills använts. Detta överskott, som framgår av det senaste pallsaldobeskedet, kan omvandlas till pengar genom att sälja pallar till en aktör som köper begagnade pallar.
Genom att omvandla överskottet till likvida medel frigörs kapital som kan användas i annan verksamhet, samtidigt som pallsaldot balanseras. Detta är särskilt viktigt i perioder då pallsaldot snabbt kan svänga beroende på leveransvolymer och lagerhantering.
Att regelbundet gå igenom pallsaldobeskedet och matcha saldot mot den faktiska pallhanteringen gör det enklare att identifiera överskott och underskott i ett tidigt skede. På så sätt kan företaget undvika onödiga kostnader och optimera flödet av EUR-pallar.
Kontroll av pallkvalitet och mottagarprocess
En central del av effektiv PÖS-hantering är att mottagaren kontrollerar pallarnas kvalitet vid mottagandet och dokumenterar eventuella defekter i samband med fraktsedeln. Om en mottagare missar att reklamera en icke godkänd pall kan detta leda till att felet hamnar på avsändarens saldo och potentiellt genererar en skuld i PÖS.
Det är därför viktigt att ha etablerade rutiner för kvalitetssäkring vid mottagandet för att säkerställa att EUR-pallar som inte uppfyller kvalitetskraven inte registreras i systemet som godkända. På så sätt undviker företaget felaktiga bokningar i pallsaldot som kan leda till kostnader.
Att ha tydliga processer för sortering och kvalitetskontroll skapar också en bättre överblick i pallflödet och minskar behovet av efterhandsjusteringar i PÖS-systemet. Detta bidrar till en mer träffsäker saldohantering och minskar risken för oväntade avgifter.